第一章 总则
第一条 为进一步规范和加强学校公共会场的使用与管理，提高会场的服务水平和使用效率，确保学校各类活动的顺利开展，结合学校实际，制定本管理规定。
第二条 公共会场是指师生员工召开各类会议、开展接待、进行学术、文化交流活动和学生社团为丰富校园生活举办各种活动的场所。一般不对校外单位借用。未经主管校长批准，任何人不得随意改做他用。
第三条 公共会场包括邯郸校区光华楼、逸夫楼、逸夫科技楼、子彬院会场；江湾校区廖凯原楼、图书馆会场；枫林校区明道楼、治道楼会场；张江校区会场。公共会场不包括二级单位自行管理的会场。
第四条 在学校公共会场举办的活动，需遵守学校关于形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座、论坛的管理规定，并根据管理规定审批。
第五条 学校公共会场内禁止营利性培训活动、营销活动、娱乐活动。对违反本规定的单位和个人，学校将严肃追究其单位主要负责人及相关责任人员的责任。
第二章 公共会场的管理原则和管理部门
第六条 学校公共会场采取统一管理、统筹安排、在线申请、合理使用的管理原则。
第七条 总务处是学校公共会场管理的职能部门。总务处基于物业管理合同委托物业管理公司负责公共会场的会务服务、保洁服务、多媒体系统设施日常维护，保障场地、设备的正常运转。
第八条 资产与实验室管理处对公共会场及场内设施统一建档，任何单位和个人不得私自占用。
第九条 财务处负责对公共会场的收费价格进行评估。财务报销系统应与会务管理系统对接，申请会场需即时缴纳相关会场费及所需设施设备使用费。
第十条 保卫处是负责学校公共会场各类安全保障措施实施的职能部门，负责各类会议的治安管理、消防检查，以及重大会务期间的治安和交通秩序维护，保障活动安全、有序举办。单场会议超过400人的（张江、枫林、江湾分校区超过100人），须报保卫处备案。
第十一条 信息办及基建处分别负责公共会场的网络线路支持和公共会场修缮等工作。
第三章 公共会场的申请、审批和使用
第十二条 学校各单位及学生组织使用学校公共会场举办各种活动，必须履行预约申请及审批流程，须提前在学校“eHall”系统申请或者递交书面申请。未经批准任何单位和个人不得擅自使用公共会场。
第十三条 公共会场在线申请遵循“先预约后使用，谁使用谁负责”的使用原则。预约申请须由本校教职工提出，并由所在单位负责人审核确认。
第十四条 学生组织和社团开展活动需经学工部、研工部、团委或所在院系负责老师在“eHall”系统预约申请，再由所在单位负责人审批确认。
第十五条 各单位预约时须详细填写活动主题、使用时间、使用地点、参加人员和人数、活动承办单位、联系人、联系电话、所需设施设备和会务服务需求等。
第十六条 公共会场遵循先预约先办理的原则安排使用，如遇学校重大活动，相关单位应服从学校办公室统筹协调及安排。重大、特殊活动必须由分管校领导审批后，由校长办公会审议通过方可开展，活动须报保卫处备案。
第十七条 使用单位必须保证会议申请方和使用方一致，严禁将申请到的会场转租转借给其他部门、个人甚至校外单位使用。如有违规，一经发现将上报学校并取消申请人借用资格。
第十八条 如校外单位要使用校内公共会场，需经学校办公室审查并报请分管校领导审批同意后方可按本规定申请使用。
第十九条 如因会务时间调整需变更会场，应提前7个工作日取消原会场预定。
第四章 公共会场使用规定
第二十条 举办单位须严格控制活动人数，入场人员数一般不得超过会场座位数。
第二十一条 按照“谁主办谁负责”的原则，会务期间公共会场使用单位是活动负责部门，应配合物业客服中心安排专职人员负责会场内外秩序维持，保证活动安全。
第二十二条 进场布置前需至物业客服中心办理布展手续。布场免费测试时间为2小时，超时需申请会场借用，布场时间和会场使用时间不得超过当日22:00。
第二十三条 公共会场内各种设施设备仅供本会场使用，未经总务处同意，不得随意移动场内设施设备。如因会务需要，确需改变会场布置，应将变更理由和变更方案报经总务处审核批准后在物业指导下实施。如改变桌椅摆放位置的，会场使用后须恢复原位。
第二十四条 未经申请，擅自改变会场原有结构和设备用途，总务处有权责令其立即恢复原状。恢复原状所产生的费用，由责任单位或责任人承担。造成严重损失或恶劣后果的，将追究责任人所在单位主要负责人的责任。
第二十五条 会场内原则上不允许有外带展板展架、音响、照明等设备进入。会场内严禁使用双面胶、海绵胶等对场内家具和设施设备产生损害的黏贴物。
第二十六条 不得将烟雾机、泡泡机、礼花、彩带、气球、荧光棒、花瓶、书法用品、打印机、无人机等飞行器、摇臂摄像机等设备带进会场。
第二十七条 使用单位须保持会场整洁、秩序井然，严禁在会场内外大声喧哗、乱涂乱画、随意张贴各种告示、字条、丢弃杂物、吸烟、随地吐痰等一切不文明行为。
第二十八条 与会人员不得携带有色饮料、含酒精饮品入会场，不得在会场内用餐。
第二十九条 公共会场内禁止一切商业活动和商业宣传，禁止涉及现场缴费的活动。
第三十条 会场内光照度设置一般不低于500lux，监视器、投影附近的光照度一般设置为50-80lux。
第三十一条 根据2007年出台的《国务院办公厅关于严格执行公共建筑空调温度控制标准的通知》的规定要求，室外温度低于8℃（含）时，开启空调制热，室外温度高于28℃（含）时，开启空调制冷。当日温度以上海气象台发布的消息为准。
第三十二条 空调制冷时一般温度设置为26℃，空调制热时一般温度设置为20℃。春秋两季的温度比较适宜，原则上不开启空调，季节更替时节如遇气温、湿度指数异常，可开启空调加强换气、除湿和必要的温度调节。
第三十三条 本规定自颁布之日起实施，由总务处负责解释。